3 أسباب توضح الخلل في استبيانات الخروج وكيفية جعلها مفيدة
تعتبر استبيانات الخروج واحدة من الأدوات الحيوية التي يعتمد عليها العديد من أصحاب الأعمال ومديري الموارد البشرية لجمع بيانات عن أسباب مغادرة الموظفين. الهدف من هذه الاستبيانات هو فَهم تجارب الموظفين وتحليل أسباب مغادرتهم، من أجل تحسين بيئة العمل وتقليل معدل الاستقالات. ورغم أهمية استبيانات الخروج في تحقيق هذه الأهداف، إلا أن العديد من الشركات تقع في فخ استخدامها بشكل غير فعّال أو مشوّش. في هذا المقال، سنتناول ثلاثة أسباب رئيسية تكمن وراء الخلل في استبيانات الخروج، بالإضافة إلى تقديم حلول عملية تجعل هذه الاستبيانات أداة أكثر نفعاً.
1. أسئلة الاستبيان غير دقيقة أو لا تعكس السبب الحقيقي للمغادرة
من أكثر الأسباب الشائعة التي تساهم في خلل استبيانات الخروج هو تصميم الأسئلة بشكل غير دقيق أو غير موجه بما فيه الكفاية. في كثير من الأحيان، تكون الأسئلة عبارة عن اختيارات محدودة أو غير قادرة على استكشاف العوامل المعقدة التي دفعت الموظف للمغادرة. فمثلاً، إذا تم طرح سؤال مثل “هل كان الراتب السبب في مغادرتك؟”، قد يجيب الموظف بـ “نعم” أو “لا”، ولكن الحقيقة هي أن السبب قد يكون مزيجاً من عدة عوامل مثل بيئة العمل، الفرص التطويرية المحدودة، أو حتى مشكلات مع القيادة.
كيفية تحسين الأسئلة:
لتجنب هذا الخلل، يجب على الشركات تحسين جودة الأسئلة الموجهة في استبيانات الخروج، بحيث تكون شاملة وتعكس كافة جوانب التجربة التي مر بها الموظف. يمكن إضافة أسئلة مفتوحة تسمح للموظفين بالتعبير عن أنفسهم بحرية أكبر، مثل: “ما هي الأسباب التي جعلتك تشعر أنه الوقت المناسب للمغادرة؟” أو “هل كانت هناك أي تحديات تواجهها خلال فترة عملك؟”. كما يمكن استخدام مقياس من عدة درجات لقياس شدة كل سبب من الأسباب المحتملة بدلاً من الاقتصار على الإجابات البسيطة بنعم أو لا.
2. نقص الثقة في الاستبيانات بسبب شعور الموظف بالانتقام
غالباً ما يُعتبر الاستبيان في سياق الاستقالة أداة للتدقيق أو للمحاسبة، مما قد يؤدي إلى شعور الموظف بعدم الراحة أو الخوف من أن آرائه قد تؤثر سلباً على سمعة الشركة أو مراجعته المستقبلية. عندما يشعر الموظف أن المعلومات التي يقدمها قد تستخدم ضدّه أو تتسبب في إيذاءه بشكل غير مباشر، فإنه قد يختار الإجابة بطريقة غير صادقة أو قد يتجنب إتمام الاستبيان بالكامل. هذا الشعور بعدم الثقة يعكس مشكلة كبيرة في طريقة التعامل مع استبيانات الخروج، ويجعلها أداة غير فعّالة لتحصيل البيانات الواقعية.
كيفية بناء الثقة في استبيانات الخروج:
لتجاوز هذه المشكلة، يجب أن تتبنى الشركات نهجاً يحترم الخصوصية والسرية في التعامل مع الاستبيانات. يمكن التأكيد على أن إجابات الموظفين ستظل سرية وأنها ستستخدم فقط لتحسين بيئة العمل المستقبلية، دون أي تأثير سلبي على سمعة الموظف أو فرصه المستقبلية. من المفيد أيضاً أن يتم جمع المعلومات من خلال جهة خارجية متخصصة في إجراء استبيانات الخروج، بحيث يشعر الموظف براحة أكبر في الإفصاح عن تجاربه بحرية.
3. عدم اتخاذ إجراءات بناءً على النتائج
من الأسباب الجوهرية التي تجعل استبيانات الخروج غير مفيدة هو عدم وجود متابعة حقيقية أو إجراءات بناءً على النتائج التي تم جمعها. في كثير من الأحيان، يُنظر إلى استبيانات الخروج على أنها مجرد شكل من أشكال الامتثال أو إتمام الإجراءات، ولكن لا يتم تحليل البيانات بعمق أو استخدامها لاتخاذ قرارات استراتيجية لتحسين بيئة العمل. لذا، حتى لو كانت الاستبيانات موثوقة ومفصلة، فإن عدم وجود خطة واضحة لمعالجة المشكلات التي تكشف عنها يجعل هذه الاستبيانات بلا فائدة تذكر.
كيفية تحسين تنفيذ الإجراءات بناءً على النتائج:
لجعل استبيانات الخروج أكثر فاعلية، يجب على الشركات أن تُظهر التزاماً حقيقياً باستخدام البيانات التي يتم جمعها لتحسين بيئة العمل. بعد جمع النتائج، يجب تحليلها بعمق وفتح قنوات اتصال بين الأقسام المعنية مثل الموارد البشرية والإدارة العليا لمعالجة القضايا المتعلقة بالاستقالات. يمكن تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين، مثل برامج التدريب والتطوير، استراتيجيات الإدارة، أو توفير مزيد من المرونة في العمل. علاوة على ذلك، من المفيد أن يتم توثيق التحسينات التي تم إجراؤها بناءً على ملاحظات الموظفين ومشاركتها مع الفريق لإظهار التزام الشركة بتطوير بيئة العمل.
خلاصة:
استبيانات الخروج هي أداة قوية في فهم أسباب مغادرة الموظفين وتحليل ثقافة العمل في الشركة. ولكن لكي تكون هذه الأداة فعّالة، يجب أن تُصمم بشكل جيد، وأن تُجمع بياناتها بشفافية، وأن يتم اتخاذ إجراءات حقيقية بناءً على نتائجها. من خلال معالجة المشكلات التي أشرنا إليها في هذا المقال، يمكن للشركات أن تحول استبيانات الخروج إلى أداة قيمة تسهم في تحسين بيئة العمل وتعزيز معدلات الاحتفاظ بالموظفين.
